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Die richtigen Werkzeuge zum schnellen Datenaustausch

(stge) Dienste und Programme zum Versand von Dateien, die zu groß für einen E-Mail-Versand sind, und für die dauerhafte Bereitstellung regelmäßig benötigter Daten gibt es wie Sand am Meer. Doch welche Vor- oder auch Nachteile bieten mir solche Dienste? Und wie setzte ich diese am besten ein?

Schneller Austausch von Dateien

Sie kennen sicher das Problem, „mal eben eine Datei zu verschicken“. Besonders bei größeren Dateien ist der Versand mittels E-Mail-Anhang nicht zu empfehlen. Für dieses Problem werden viele Dienste wie z. B. Dropbox angeboten. Was allerdings oft vernachlässigt wird: Es wird ein Benutzerkonto für den Download benötigt. So muss sich der Empfänger der Daten erst einmal durch einen Registrierungs- und Bestätigungsprozess quälen, bevor er an die Datei gelangt. Ein wirklich effizienter Workflow ist das nicht.

Die bessere Alternative für diese Art des Dateiaustauschs bietet z. B. wetransfer.com. Hier können mit einem kostenlosen Account Dateien hochgeladen und mittels Download-Link per E-Mail verschickt werden – ganz ohne Registrierungsprozess für den Empfänger. Nach 7 Tagen löschen sich die Daten automatisch aus der Cloud. Weiterer Vorteile bietet der kostenpflichtig Pro-Account für derzeit 120 € pro Jahr. Hier ist eine individuelle Gestaltung der Download-Seite im eigenen Corporate Design möglich. Außerdem erhöht sich das Limit der Dateigröße von 2 GB auf 1 TB, und die Daten bleiben unbegrenzt in der Cloud verfügbar.

Viele Geschäftspartner wissen es bereits: Wir nutzen wetransfer genau für diesen Zweck – um unseren Kunden, Lieferanten und Verlagen einen schnellen Austausch von Druckdaten oder datenintensiven Präsentationen zu bieten. Das Versenden von Daten-CDs oder USB-Sticks war gestern!

Bereitstellung von Daten zum mehrfachen Abruf

Wir erleben bei Neukunden sehr häufig, dass diese keine geordneten Basis-Dateien haben. Wir erhalten dann einen Wust aus Daten, aus dem wir uns die von uns benötigten Daten herauspicken. Ob diese Daten auch komplett und aktuell sind, ist oft nicht so schnell ersichtlich. Und jedes Mal, wenn der Kunde für externe Verwender Daten wie Fotos, Logos, Anzeigenmotive o. ä. braucht, geht für ihn die Sucherei von vorn los.

Wenn die gleichen Dateien immer wieder verschickt werden müssen, kann dies im kleinen Rahmen auch mit WeTransfer Pro abgedeckt werden. Im Top Level werden aufwändige Mediendatenbank eingesetzt, die aber bei KMU zumeist überdimensioniert sind. Dies betrifft nicht nur den Kostenrahmen, sondern auch die Bedienbarkeit, gerade wenn ein Tool nicht sehr häufig benötigt wird.

Ein Filemanager ist für dieses Problem eine effiziente und kostengünstige Lösung. Auf diesen laden Sie Ihre Daten mittels eines Webbrowsers und können sie dort übersichtlich kategorisieren und benennen. Es lassen sich dabei einzelne Zugänge mit individuellen Zugriffsrechten einrichten.

Arbeiten Sie mit neuen Partnern, Druckereien oder Verlagen zusammen, müssen Sie diesen lediglich die passenden Zugangsdaten senden, um alle benötigten und relevanten Daten wie Logo, Schriften, Grafiken und Guidelines geordnet anzubieten. Stellen Sie dem Außendienst immer aktuelle Produkt- und Preisinformationen zur Verfügung. Ebenso können Produktionsarchive angelegt werden, mit allen Dateien und Druckdaten, die bereits produziert wurden. Benötigen Sie dann z. B. einen Nachdruck, können Sie direkt einen Download-Link der Datei an die Druckerei oder Agentur versenden – effizienter geht es nicht.

Dies ist nur ein kleiner Auszug der Vorteile eines Filemanagers. Wir beraten Sie gerne individuell zu diesem Thema und erläutern Ihnen alle Vorteile.

Wir freuen uns auf den Dialog mit Ihnen.