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Eng vernetzt arbeiten – auch auf Distanz

Kopfbild Homeoffice

(fari/uwsi) Wer hätte gedacht, wie schnell in Deutschland die Digitalisierung beschleunigt werden kann? Überrascht von der Pandemie, wurden viele Unternehmen notgedrungen sehr aufgeschlossen gegenüber den bereits zur Verfügung stehenden, aber immer noch mäßig genutzten Softwaretools und Techniken, die sowohl die Zusammenarbeit zwischen Unternehmen, aber auch den Arbeitsalltag der Mitarbeiter von persönlichen Kontakten unabhängiger machen konnte.

Durch die Coronakrise findet derzeit ein massives Umdenken der bestehenden Arbeitsstrukturen statt. Unternehmen werden dabei nicht nur finanziell und existenziell aufgrund der aktuellen Situation auf die Probe gestellt, sondern auch, in wieweit die Digitalisierung im eigenen Haus vorangeschritten ist und wie gut sich anfallende Arbeiten auch von zuhause bzw. an getrennten Standorten erledigen lassen.

Für diese digitale Arbeit ist es wichtig, so mit dem Team oder den Geschäftspartnern verbunden zu sein, dass die Arbeit zu Hause oder unterwegs mindestens so effizient wie am normalen Arbeitsplatz möglich ist. Neben den üblichen Kommunikationswegen Telefon und E-Mail gibt es ein Vielzahl an Programmen und Services für die Heimarbeit. Wir zeigen in unserem Beitrag einige Ansätze, die zu einem effizienten und komfortablen Workflow beitragen und über die bekannten Tools wie WhatsApp oder Facebook Messenger hinausgehen.

Mit dem Team-Messenger in Kontakt bleiben

Team-Messenger wie Slack oder Microsoft Teams werden schon seit Längerem für die firmeninterne Kommunikation genutzt. Durch die aktuelle Lage sind diese Kollaborationstools auch für die Kommunikation kleiner Teams und Firmen, die nun erstmals auf Homeoffice setzen, in den Fokus gerückt.

Sowohl Slack als auch Teams bringen schon von Haus aus eine Vielzahl an Features mit, die sich bei Bedarf auch durch weitere „Apps“ und Schnittstellen erweitern lassen. Die Basisversion von Slack ist kostenlos und reicht für viele Teams schon aus. Ab 6,25 € pro Monat und Mitarbeiter gibt es weitere Features, so z. B. auch Gruppen- und Videoanrufe sowie Bildschirmfreigaben.

Mittlerweile hat Teams von Microsoft den einstigen Platzhirsch Slack überholt. Besonders praktisch hier: Teams ist bereits im „Office 365 Business Basic“-Paket enthalten und damit für viele Firmen bereits ohne Mehrkosten nutzbar. Als Stärke zählt auch die Integration in die bestehenden Office-Programme wie Word und Outlook. So lassen sich Termine für Konferenzen z. B. direkt in den Outlook-Kalender eintragen.

Screenshot Slack

Beide Lösungen bieten in der Basis die Kommunikation mit einzelnen Mitgliedern oder auch beliebig vielen Gruppen. Das fängt beim Chat an, geht über das Teilen von Bildern und Dokumenten, Umfragen bis hin zum Voice- oder Videocall. Besonders interessant ist die Erweiterung des Funktionsumfangs mit diversen „Apps“ und Schnittstellen. Die Anbindung von Dropbox erlaubt z. B. das einfache Teilen von Daten aus Dropbox direkt in Slack oder Teams.

Wir selbst nutzen Slack für unsere Teamkommunikation im Homeoffice mit an unsere Bedürfnisse angepassten Gruppen.

Telefonanlage in der Cloud: Telefonieren auch von Zuhause wie am Arbeitsplatz

Bei der Cloud-Telefonie steht keine Telefonanlage mehr im Unternehmen. Stattdessen werden alle Funktionen und Leistungsmerkmale als Service aus der Cloud bereitgestellt. Die Telefonie selbst findet IP-basiert über das Internet statt. Durch den Wegfall der lokalen Telefonanlage reduzieren sich meist auch die Anschaffungs- und Wartungskosten. Durch eine cloudbasierte Telefonanlage wird hochflexibles und ortsunabhängiges Arbeiten möglich. Da es nicht „den“ klassischen Telefonanschluss gibt, sondern alles über die Cloud stattfindet, kann ein Firmentelefon einfach im Homeoffice oder Hotelzimmer genutzt werden.

Die Apparate verfügen über alle Funktionen, die man am Arbeitsplatz auch hätte, z. B. einfache Weiterleitung von Gesprächen über Kurzwahlen, Anzeige der Telefonnummer des eigenen Unternehmens bei ausgehenden Anrufen, Warteschleifen, Anrufbeantworter usw. Softwareclients unterstützen die Endgeräte mit diversen Funktionen oder machen sie sogar völlig unnötig, so dass eine Telefon-Nebenstelle nur noch aus einem Laptop und einem Headset bestehen kann.

Wir selbst haben Anfang des Jahres bei der Deutschen Telekom auf eine cloudbasierte Telefonanlage von Swyx mit den entsprechenden IP-Telefonen umgestellt. Anzumerken ist hier, dass die Trennung des Leitungsnetzes (Telekom) und der Endgeräte (Swyx, Jabra Headsets) nun deutlich spürbar ist. Die Supportmöglichkeit erreicht bei der Telekom ihre Grenzen und man ist oft auf Tutorials oder die Swyx- oder Jabra-Webseite angewiesen.

Aktuelle Videokonferenzlösungen

Persönlicher als ein Telefonat und gerade im Homeoffice bestens geeignet, um die Kollegen mal wieder zu Gesicht zu bekommen oder auch um Kundenpräsentationen durchzuführen: Videokonferenzen bieten Kommunikation „Face to Face“ und werden auch aufgrund der aktuellen Situation weitere Verbreitung in der Arbeitswelt finden. Viele Unternehmen kommen erst jetzt in Kontakt mit Videokonferenzlösungen und stellen dabei vielleicht auch fest, wie einfach und unkompliziert die Kommunikation mit Mitarbeitern und Kunden auf diesem Weg sein kann.

Bereits im Abschnitt zu den Team-Messengern sind wir kurz auf das Thema Videokonferenz eingegangen. Sowohl mit Slack als auch mit Microsoft Teams lassen sich Telefonate und Videokonferenzen direkt im Programm durchführen. Der Markt für Videokonferenzen-Lösungen ist groß und mittlerweile tummeln sich unzählige Anbieter, viele davon in der Basisversion kostenlos, darunter UberConfernce, Goto Meeting, Skype, Zoom, ProfiConf, Google Hangouts, Cisco Webex uvm. Andere Lösungen wie Jitsi sind Open Source und stehen kostenlos zur Verfügung.

Die verschiedenen Lösungen unterscheiden sich dabei in Funktionsumfang, Bedienbarkeit, ob mit oder ohne Registrierung, Gruppenmanagement, Qualität, Nutzerzahl usw. Auch die Umfänge der kostenfreien Basisversionen unterscheiden sich teils enorm. Meist gibt es hier Beschränkungen in der Anzahl der Teilnehmer und der Dauer der Meetings. Einige Dienste fordern für Teilnehmer ein eigenes Konto, andere Dienste lassen sich direkt und ohne Anmeldung unkompliziert im Browser nutzen.

Screenshot Jitsi

Wir können die freie und kostenlose Open-Source Lösung Jitsi empfehlen. Die Bedienung könnte hier nicht einfacher sein. Es wird keine App, kein Account und keine zusätzliche Software benötigt. Der optional mit Passwort schützbare Konferenzraum kann einfach im Browser erstellt und von anderen Teilnehmern mit dem entsprechenden Link aufgerufen werden. Funktional braucht sich die freie Lösung dabei nicht hinter den Branchengrößen zu verstecken. Wer ganz von externen Servern unabhängig sein möchte, kann die quelloffene Lösung sogar auf dem eigenen Server installieren. Optional lässt sich Jitsi direkt mit Slack verbinden, was die Erstellung von teameigenen Räumen noch einfacher macht.

Welche Lösung in einem Unternehmen eingesetzt werden soll, lässt sich nicht pauschal sagen, sondern hängt stark von den Anforderungen und vorliegenden Gegebenheiten ab. Unternehmen, die bereits Software zur Teamkommunikation verwenden, sollten so zunächst prüfen, ob diese möglicherweise bereits die benötigten Features für Videokonferenzen mitbringt. Wichtig ist auch, die Hürden in der Kommunikation mit externen Kontakten möglichst niedrig zu halten, damit man möglichst schnell in eine Videokonferenz einsteigen kann. Für viele ist ein Softwaredownload oder das Anlegen eines Accounts abschreckend.

Arbeiten im Homeoffice

Viele Arbeiten lassen sich nicht ohne Weiteres am privaten Rechner zuhause erledigen. Meist fehlen die entsprechenden Programme oder Zugänge. Auch sicherheits- und datenschutztechnisch ist die Arbeit am möglicherweise ungeschützten Privatrechner ein Problem. Wer Firmenrechner oder -laptop zur Verfügung gestellt bekommt, ist hier besser bedient, vorausgesetzt alles ist für die Arbeit von zuhause eingerichtet.

Zugriff per VPN

Für einige Anwendungen und Server ist der Zugriff oft nur innerhalb des Firmen-Netzwerks gestattet. Was sonst eine logische Sicherheitsvorkehrung ist, erschwert den Zugriff im Homeoffice. Abhilfe schafft eine Verbindung via VPN (Virtual Private Network), die eine Verbindung des Heimrechners mit dem Firmen-Netzwerk ermöglicht. Sobald der Heimrechner eine aktive VPN-Verbindung mit dem Firmen-Netzwerk hat, ist dieser Teil des Netzwerks und agiert, als sei er physisch vor Ort mit einem Netzwerk-Kabel oder dem WLAN verbunden, Zugriffe auf das Dateisystem inbegriffen.

Fernzugriff mit Teamviewer

Um hohen Einrichtungsaufwand sowie Anschaffung neuer Software-Lizenzen zu vermeiden, gibt es die Möglichkeit den Arbeitsrechner von zuhause aus fernzusteuern. Die Fernzugriff-Software Teamviewer ist vermutlich vielen bereits aus dem technischen Support ein Begriff. Damit lässt sich mit dem Heimrechner eine Verbindung zum Arbeitsrechner herstellen, die den Zugriff auf Ihre gewohnte Arbeitsumgebung und Programme ermöglicht.

Screenshot Teamviewer

Mit Teamviewer dient Ihr privater Rechner jedoch lediglich zum Fernsteuern und als Monitor für das Geschehen auf dem Computer, der sich in der Firma befindet. Nachteilig ist hier natürlich die zwangsläufig entstehende Verzögerung bei nicht optimaler Internetverbindung. Wenn allerdings nur für Kleinigkeiten unkompliziert auf den Arbeitsrechner zugegriffen werden muss, bietet Teamviewer einen schnellen Einstieg in die Arbeit im Homeoffice. Allerdings erfordert dies, dass der Arbeitsrechner zumindest im Standby angeschaltet bleiben muss. Ein weiterer großer Nachteil: Wenn dort der Bildschirm nicht getrennt ausgeschaltet werden konnte, sind außerdem sämtliche Aktionen auch im Büro für alle sichtbar.

Wir setzen Teamviewer daher lediglich für Supportzwecke ein.

Kollaboratives Arbeiten

Software zum gemeinsamen Arbeiten im Team, sogenannte Kollaborationstools, können nicht nur die Arbeit ungemein erleichtern, sondern auch die Produktivität steigern und ortsunabhängiges Arbeiten ermöglichen. Auch hier ist der Markt groß und reicht von einfachen To-Do-Listen, über gemeinsame Kanban-Boards, Projektmanagement, Textverarbeitungen und Tabellenkalkulationen bis hin zu kompletten Suiten mit Enterprise-Funktionalität. Wie so oft gibt es nicht „die“ Lösung, sondern es müssen konkret Anforderungen abgefragt werden, bevor man sich möglicherweise vollumfänglich an einen Anbieter bindet.

Gerade die größeren Lösungen wie Basecamp bieten ein umfangreiches Featureset wie Projektmanagement, Chat, Datentransfer, To-Do-Listen, Kalender usw. Allerdings ist ein Umstieg unserer Meinung nach nur sinnvoll, wenn auch die Unternehmensworkflows dahingehend angepasst werden und man bereit ist, sich umfänglich an einen Anbieter zu binden. Für die temporäre Arbeit im Homeoffice bieten sich eher entsprechende Tools für einzelne Anforderungen an.

Datenzugriff über Cloud-Speicher und Datenaustausch

Für das schlichte Austauschen von Daten gibt es beispielsweise kostenlose Dienste wie WeTransfer. Zahlt man eine niedrige jährliche Lizenzgebühr, kann die WeTransfer-Oberfläche an das Corporate Design angepasst werden. Die Funktionsweise von WeTransfer hatten wir bereits in einem unserer Blogbeiträge ausführlich erörtert.

Screenshot WeTransfer

Wer lieber eine ganzheitliche Datenverwaltung in der Cloud möchte, kann zu Diensten wie Dropbox oder Google Drive greifen. Hier lassen sich Ordnerstrukturen anlegen und bequem für verschiedene Nutzer freigeben. Auch Microsoft bietet mit OneDrive eine bekannte Lösung. Schnittstellen für Windows und Mac sorgen dabei für eine fast nahtlose Integration in die Datenverwaltung des Betriebssystems und mit Apps für Smartphone und Tablet lassen sich auch mobil jederzeit Daten verwalten. Zugriffsrechte können übergreifend, für einzelne Ordner oder sogar nur für einzelne Dateien vergeben werden.

Gemeinsame Dokumente bearbeiten

Sowohl Microsoft als auch Google bieten mit ihren Office-Suiten die Möglichkeit des gemeinsamen Arbeitens an Dokumenten, Tabellen und Präsentationen. Änderungen sind über die Cloud-Synchronisation direkt für alle Beteiligten sichtbar – ein Speichern der Dokumente und anschließendes hochladen entfällt. Dies erhöht nicht nur die Produktivität in Teams, sondern ist auch noch sehr komfortabel. Korrekturen können direkt kommentiert oder direkt vorgenommen werden. Eine Abstimmung auf anderem Weg, z. B. per Mail, entfällt dadurch.

Datenschutz

Generell gilt es, bei allen Cloud-Lösungen das Thema Datenschutz genau im Auge zu behalten. Besonders bei sensiblen und personenbezogenen Daten sollte die Nutzung eines Cloud-Dienstes in Abstimmung mit den Vorgaben der DSGVO und den Unternehmensrichtlinien überprüft werden.

Fazit

Einen Rückschritt vom Fortschritt wird es nicht mehr geben. Sicher werden auch persönliche Meetings und Arbeiten im Büro wieder in den Alltag einziehen. Vieles aber kann durch die erwähnten Tools auch in Zukunft einfacher, schneller und damit auch kostengünstiger durchgeführt werden. Die Kehrseite der Medaille ist die Notwendigkeit, zu lernen und immer auf dem Laufenden zu bleiben. Für uns begann der Weg ins digitale Arbeiten bereits in den späten 80ern, und in die digitale Kommunikation Mitte der 90er. Eine Webseite ist für den Mittelstand und große Unternehmen längst nicht mehr nur die digitale Visitenkarte, sondern wird über Schnittstellen und Plugins als Automatisierungs- und Kommunikationstool genutzt. Gerne unterstützen wir Sie, wenn Sie hier konkrete Pläne oder Beratungsbedarf haben.

Wir freuen uns auf den Dialog mit Ihnen.